Tietosuojailmoitus

Smart Hotel OÜ (jatkossa ”me”) arvostaa erittäin paljon jokaisen asiakkaansa (jatkossa ”Sinä”) yksityisyyttä. Tässä tietosuojailmoituksessa selvitämme, millaisia tietoja me Sinusta keräämme, miksi niin teemme ja mitä tiedoillasi teemme.

1. Keitä olemme?
2. Mitä tietoja Sinusta keräämme ja keneltä niitä saamme?
3. Mihin tarvitsemme tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et esitä tietoja?
4. Millä oikeudellisella perusteella me käsittelemme tietoja?
5. Kenelle välitämme tietojasi?
6. Miten kauan säilytämme tietojasi?
7. Millaisia oikeuksia Sinulla on tietoihisi liittyen?

Keitä olemme?

U11 Hotel on uudenlainen Tallinnassa toimiva hotelli. Olemme heittäneet pois kaiken hotellissa tarpeettoman ja tehneet majoittumisesta mahdollisimman kotoisan. Meillä ei ole perinteistä vastaanottoa ja koko talossa liikkuminen tapahtuu uniikilla 6-numeroisella koodilla, esimerkiksi: 65 74 33.

Me käytämme tarvittavia teknisiä, fyysisiä ja järjestelmällisiä turvakeinoja suojataksemme Sinun henkilötietojasi katoamiselta, tuhoutumiselta ja omavaltaiselta pääsyltä niihin.

Mikäli Sinulla herää tietosuojailmoituksessa esitetyn tiedon suhteen kysymyksiä, ole hyvä ja ota meihin yhteyttä osoitteella

Mitä tietoja Sinusta keräämme ja keneltä niitä saamme?

Me keräämme Sinusta seuraavia tietoja:

• henkilökohtaiset tiedot: kuten esim. etu- ja sukunimi, syntymäaika/henkilötunnus
• yhteystiedot: kuten esim. kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• matkustajailmoituksen tiedot: ne ovat turismilaissa vaadittavat tiedot majoitusyrityksen vieraasta – esim. kansalaisuus, hotellivieraan kanssa majoitettavan puolison ja alaikäisen nimi, syntymäaika ja kansalaisuus, majoituspalvelun tarjoamisaika jne.
• luottokorttitiedot: kuten esim. kortin numero, omistajan nimi, voimassaoloaika
• turvakameran tallenteet – mikäli käyt majoituslaitoksessamme tai muissa tiloissa, joissa turvallisuussyistä on video- tai muita elektronisia tai digitaalisia seurantajärjestelmiä tai laitteita
• ovikoodin käyttötiedot kuten koodin käytön sijainti ja aika
• tiedot henkilökohtaisista mieltymyksistä: kuten esim. tilattavat palvelut

Yleensä saamme tiedot suoraan Sinulta, kun teet varauksen tai tiedustelun kotisivumme kautta, puhelimitse tai sähköpostitse.

Samoin tietojasi toimittavat meille matkailuyritykset, varausyritykset ja muut majoituspalvelun välittämisen parissa toimivat henkilöt, joilta olet tilannut majoituksen ja/tai muita palveluita meillä.

Mihin tarvitsemme tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et esitä tietoja?

Käytämme tietojasi tilaamasi majoitus- ja/tai muiden palvelujen tarjoamiseen, samoin toimintaamme säätelevällä lainsäädännöllä meille asetettujen velvollisuuksien täyttämiseen sekä yleisesti liiketoimintatarkoituksiin, kuten esimerkiksi:

• henkilökohtaiset tiedot – näitä tietoja tarvitsemme henkilöllisyytesi toteamiseen, joka puolestaan on tärkeää palvelun tarjoamiseksi henkilölle, joka sen todellisuudessa tilasi
• yhteystiedot – näitä tietoja tarvitsemme yhteyden ottamiseen Sinuun. Ennen kaikkea otamme yhteyttä puhelimitse tai sähköpostiosoitteen välityksellä, mutta tietyissä tapauksissa voi olla tarpeen käyttää myös kotiosoitetta (esim. siinä tapauksessa, että muilla yhteydenpitovälineillä ei saa yhteyttä).
• matkustajailmoituksen tiedot – näitä tietoja meillä on velvollisuus kysyä turismilain perusteella. Tavoitteena on välttää vaaraa, joka saattaa liittyä esimerkiksi laittomaan siirtolaisuuteen.
• luottokorttitiedot – näitä tietoja tarvitsemme siinä tapauksessa, että majoituspalvelumme sääntöjen perusteella meillä on oikeus pidättää luottokortiltasi tietty summa tilaamiesi palveluiden maksamiseen tai suoritettujen kustannusten korvaamiseen.
• tiedot henkilökohtaisista mieltymyksistä – jos kysymme näitä tietoja tai jos itse omasta valinnastasi julkistat meille tällaisia tietoja, niin käytämme niitä tarjotaksemme Sinulle parempaa, toiveistasi ja kiinnostuksistasi lähtevää palvelua.

Jos et esitä meille matkustajailmoituksen tietoja, emme voi tarjota Sinulle majoituspalvelua.

Millä oikeudellisella perusteella me käsittelemme tietoja?

Tietojesi käsittelyssä nojaudumme erilaisiin oikeudellisiin perusteisiin:

• tarve luoda kanssasi sopimussuhde tai noudattaa kanssasi solmittua sopimusta
• suostumuksesi – kun nojaudumme henkilötietojen käsittelyssä suostumukseesi, niin ole tietoinen siitä, että Sinulla on koska tahansa oikeus perua suostumuksesi
• tarve täyttää meille lainsäädännöllä asetettuja velvollisuuksia (esim. matkustajailmoituksen täyttö ja säilyttäminen 2 vuoden ajan)
• tarve suojata oikeutettuja etujamme, ml. yrityksen johtaminen ja yleisen liiketoiminnan toteuttaminen; lainrikkomusten ja petosten havaitseminen
• tarve suojata Sinun tai kenen tahansa muun henkilön elintärkeitä etuja (esim. julkistamalla tietosi onnettomuustapauksen yhteydessä sairaanhoitohenkilökunnalle)
• muuhun laissa sallittuun perusteeseen

Kenelle välitämme tietojasi?

Me emme välitä meille uskomiasi tietoja muille, pois lukien rajoitetuissa tapauksissa, jotka on esitettynä alempana, ja siitä tapauksessa, että se on tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeen:

• Palveluntarjoajat: monien muiden yritysten tapaan voimme tilata tietojenkäsittelypalveluita luotettavilta kolmansilta palveluntarjoajilta, esimerkiksi IT- ja konsultointipalveluita;
• Julkisen vallan elimet ja hallinnolliset virastot: voimme välittää tietoja virastoille, jos olemme lain perusteella velvolliset tietoja välittämään tai tietojen välittäminen on oikeuksiemme puolustamiseksi tarpeen;
• Ammattimaiset neuvojat ja muut: voimme välittää tietojasi ammattimaisille neuvojille kuten tilintarkastajat, asianajajat, kirjanpitäjät ja muut neuvontapalvelua tarjoavat henkilöt;
• Kolmannet henkilöt yrityksen sopimuksiin liittyen: Toisinaan voimme välittää tietojasi kolmansille henkilöille yrityskauppaa koskevan sopimuksen, esimerkiksi yrityksen tai sen osan myynnin puitteissa toiselle yritykselle. Samoin yritysmuodon muuttumisen yhteisyrityksen perustamisen tai muulla tavalla yrityksen omaisuuden tai osakkeiden uudelleen sijoittamisen puitteissa.

Mikäli välitämme tietojasi edellä mainituille henkilöille, takaamme tietojen suojan meidän ja tällaisen henkilön välillä solmittavalla tietojenkäsittelysopimuksella.

Emme säilytä emmekä lähetä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai maihin, joista ei ole direktiivin 95/46/EY 25. artiklan 6. kohdan tai sen seuraaja-asiakirjan, asetuksen (EU) 2016/679 45. artiklan 1. mom. perusteella tehty päätöstä suojan riittävyydestä.

Miten kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin se on erilaisten tietojenkäsittelytavoitteiden täyttämiseksi tarpeellista.

Yritys lähtee tietojen säilyttämisestä seuraavista kriteereistä:

• niin kauan kuin on tarpeen säilyttää henkilötiedot palvelujemme tarjoamiseen
• jos henkilöllä on yrityksessä asiakastili tai asiakaskortti, säilytämme henkilötiedot koko tilin/kortin aktiivisuusajan tai niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää palvelujen tarjoamiseen henkilölle
• jos yrityksellä on laista seuraava, sopimukseen perustuva tai muu sen kaltainen velvollisuus säilyttää henkilön tietoja, niin siihen asti, kun se on tällaisen velvollisuuden täyttämiseksi tarpeen
• sopimussuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tiettyjä tietoja niin kauan, kun henkilöllä (rekisteröidyllä) tai yrityksellä itsellään on oikeus esittää sopimuksen perusteella toista osapuolta vastaan vaatimuksia

Esimerkiksi matkustajailmoituksen tietoja säilytämme turismilain vaatimusten mukaan 2 vuotta ilmoituksen täyttämisestä lukien. Luottokorttitietoja säilytämme vain meidän välisemme majoituspalvelusopimuksen vaatimustenmukaiseen täyttöön saakka.

Jos olet antanut meille suostumuksesi suoramarkkinointiaineiston välittämiseen, säilytämme henkilötietojasi siihen saakka, kunnes perut suostumuksesi.

Millaisia oikeuksia Sinulla on tietoihisi liittyen?

Rekisteröitynä Sinulla on seuraavat oikeudet:

1. Oikeus tutustua tietoihin – Sinulla on oikeus tietää, millaisia tietoja Sinusta säilytetään ja miten niitä käsitellään.
2. Oikeus korjata tietoja – Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheelliset.
3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus olla unohdettu”) – Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vaatia, että poistamme henkilötietosi (esim. kun emme enää tarvitse niitä, perut meille antamasi suostumuksen tietojen käsittelyyn jne.).
4. Oikeus rajoittaa käsittelyä – Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyksi ajaksi (esim. kun olet esittänyt vastalauseen tietojen käsittelystä).
5. Oikeus esittää vastalauseita – konkreettisesta tilanteesta riippuen Sinulla on oikeus esittää henkilötietojesi käsittelystä vastalauseita, jos tietojesi käsittely tapahtuu meidän oikeutettuun etuumme nojautuen tai yleiseen etuun perustuen. Suoramarkkinointitarkoitukseen tapahtuvalle henkilötietojen käsittelylle voi vastalauseen esittää koska tahansa.
6. Oikeus tietojen siirtämiseen – Sinulla on oikeus vaatia meille esittämiesi tietojen siirtämistä itsellesi koneella luettavassa muodossa. Voit vaatia tietojen siirtämistä myös suoraan toiselle vastuulliselle käsittelijälle, mutta näin vain siinä tapauksessa, että se on teknisesti mahdollista. Oikeus siirtämiseen koskee vain niitä tietoja, joita käsittelemme Sinun suostumuksesi perusteella tai Sinun kanssasi solmitun sopimuksen täyttämiseksi.

Mikäli Sinulla herää tässä ilmoituksessa esitetyn tiedon osalta kysymyksiä tai haluat esittää anomuksen rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä, ota meihin yhteyttä sähköpostiosoitteella

Me teemme parhaamme suunnataksemme anomuksesi ja toiveesi nopeasti ja maksutta, paitsi niissä tapauksissa, joissa siihen liittyisi kohtuuttomia kustannuksia. Mikäli et ole antamaamme vastaukseen tyytyväinen, Sinulla on mahdollisuus ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen (Andmekaitse Inspektsioon).